Mit der Entwicklung der Technologien entdecken wir eine ganz neue Arbeitsweise, die genau mit dem Begriff „smart working“ kategorisiert wird. Es ist nicht zu leugnen, dass die italienischen Unternehmen digitalisieren: eine „Mutation“ ist am Arbeitsplatz und in den täglichen Gewohnheiten im Gange, die immer mehr die Kommunikation aus der Entfernung, virtuell, durch das so genannte Web 3.0 bevorzugt. Tatsächlich ist „intelligente Arbeit“ für die meisten Berufe, in verschiedenen Sektoren und in verschiedenen Situationen (denken Sie zum Beispiel an Notfälle oder sogar an Reisen) anpassbar. Und warum nicht, diese Art von Arbeit könnte sich auch als eine Gelegenheit für neue Einnahmen erweisen.
Wenn Sie diese Veränderung auch in Ihrem Unternehmen initiiert haben, haben Sie vielleicht auf der Kommunikationsseite begonnen. Sie haben sich entschieden, mit Ihren Mitarbeitern und Angestellten in Kontakt zu bleiben, auch wenn Sie OOO (Out of Office) sind, damit Sie Ihre Arbeit rein virtuell organisieren können. Dazu haben Sie im Netz nach einer Lösung gesucht und festgestellt, dass Sie Zoom Meeting, einen der populärsten und sichersten Videokonferenzdienste, die es heute gibt, nutzen müssen. Das Problem ist, dass Sie einfach nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, richtig? Wenn ja, keine Sorge: Ich helfe Ihnen, das Problem zu lösen. Sind Sie bereit, mit mir herauszufinden, wie Sie das machen können? Dann kommen Sie, lassen Sie uns anfangen.
Wie Sie die Zoom-Besprechung verwenden
Zoom Meeting, einfach als Zoom bekannt, ist eine der besten Videokonferenzsoftware, die Sie heute verwenden können. Es handelt sich um eine professionelle Dienstleistung, die (mit einigen Einschränkungen) auch kostenlos genutzt werden kann. Es wurde für die B2B-Kommunikation entwickelt, wobei die Bedürfnisse jedes Unternehmens berücksichtigt werden: von Fachleuten mit einer MwSt.-Nummer bis hin zu großen Unternehmen mit Hunderten von Mitarbeitern. Denken Sie zum Beispiel daran, dass der Zoom von Ärzten und Ärztinnen zur Ausübung der Telemedizin verwendet wird.
Es ist offensichtlich, dass es unmöglich und vielleicht sogar sinnlos wäre, alle Funktionen einer so komplexen Software in einem einzigen Leitfaden zusammenzufassen. Auf jeden Fall habe ich mein Bestes getan, um alle Merkmale hervorzuheben. Sie sollten also in der Lage sein, den Zoom zu verwenden und ihn an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.
Index
- Was ist das und wie funktioniert es? Zoom
- Können Sie Zoom kostenlos nutzen?
- Zoom-Funktionen und Preise
- Sicherheit der Kommunikation
- Anforderungen und Ausrüstung
- Wie Sie sich für Zoom registrieren und den Desktop-Client herunterladen
- Verbindung zu einer Besprechung mit Ihrem PC über Zoom herstellen
- Link zu einer Besprechung mit der Zoom-App für iOS und Android
- Wie man den Zoom-Chat benutzt
- So erstellen Sie eine Besprechung mit Zoom
- Wie Sie ein Webinar mit Zoom durchführen
- Wie man virtuelle Videokonferenzräume mit Zoom erstellt
- Wie Sie die Cloud-Kommunikation mit Zoom zentralisieren können
Was ist das und wie funktioniert es? Zoom
Zoom ist eine Cloud-basierte Fernkommunikationssoftware, die es Ihnen ermöglicht, einzelne und mehrere Videoanrufe über das Internet, genauer gesagt über VoIP und Peer-to-Peer (P2P)-Technologien, zu führen. Es handelt sich um eine Videokonferenzsoftware wie Skype, die auch reale virtuelle Räume zur Verfügung stellt, in denen Sie Konferenzen oder Besprechungen abhalten können.
Wie funktioniert das? Die P2P-Technologie ermöglicht es zwei oder mehreren Partnern, einen Video-Feed (einen Audio-/Video-Stream) in Echtzeit über eine Internetverbindung zu senden und zu empfangen. Das Videosignal der Webcam (oder der Kamera eines mobilen Geräts) wird zusammen mit dem vom Mikrofon aufgezeichneten Audiosignal in die Wolke übertragen und über einen Server mit den anderen Teilnehmern ausgetauscht.
Diese Art der Kommunikation wird dann unter Sicherheitsaspekten optimiert, dank einer hybriden Cloud-Infrastruktur, die es erlaubt, Meetings in einer privaten Cloud zu veranstalten. Auf diese und andere Zoom-Funktionen werde ich später in diesem Leitfaden eingehen.
Kann ich Zoom kostenlos verwenden?
Das ist definitiv eine der ersten Fragen, die Sie sich über Zoom gestellt haben. Wie ich bereits erwähnt habe, können Sie Zoom Meeting kostenlos nutzen, wenn auch mit einigen Einschränkungen.
Der Dienst bietet allen Benutzern ein kostenloses Paket, das für die semiprofessionelle Nutzung der Plattform gültig ist. Die kostenlose Version von Zoom kann daher für sporadische Kommunikationen, im Haushalt oder für Fachleute und kleine Unternehmen ausreichen. Das hängt von Ihren Bedürfnissen und der Art Ihrer Arbeit ab.
In jedem Fall werde ich Ihnen im nächsten Kapitel detailliert zeigen, welche Pläne es gibt, angefangen mit dem kostenlosen.
Zoom-Funktionen und Preise
Um Ihnen ein tieferes Verständnis der Funktionen von Zoom Meeting zu vermitteln, werde ich nun auf die zur Verfügung gestellten Pläne und ihre Funktionen im Detail eingehen.
Denken Sie daran, dass es sich hierbei um einen professionellen Service handelt, der speziell für Unternehmen und qualifizierte Manager konzipiert wurde. Wenn Sie also ein Freiberufler oder eine Privatperson sind, die nicht allzu viele Interaktionen mit Angestellten hat, ich wiederhole, ist es wahrscheinlich, dass die kostenlose Version ausreichen wird (Sie können es jederzeit ausprobieren und dann ein Upgrade durchführen).
Zoom Besprechung frei
Die kostenlose Version von Zoom ist recht „großzügig“. Sie können Meetings mit bis zu 100 Teilnehmern innerhalb eines Zeitlimits von 40 Minuten abhalten; zwischen einzelnen Benutzern ist die Dauer des Gesprächs unbegrenzt.
Die Audio-/Videoqualität ist HD, mit der Möglichkeit, die Videokonferenz vollständig zu kontrollieren. Stattdessen können Sie, was die Verbindung betrifft, sowohl einen PC als auch ein mobiles Gerät mit Android- oder iOS-Betriebssystem (Smartphone und Tablet) verwenden.
Zoom Meeting Pro
Das zweite Abonnement, das bei Zoom Meeting verfügbar ist, ist das Pro-Abonnement. Es ist eine ausgezeichnete Lösung für kleine Teams und kostet 13,99 € pro Monat.
Mit dieser Lösung haben Sie die Möglichkeit, Konferenzen mit maximal 100 Personen zu organisieren, deren maximale Dauer auf 24 Stunden festgelegt ist.
Gleichzeitig stehen Ihnen eine Reihe zusätzlicher Administratoren-Steuerelemente zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Besprechung in granularer Weise verwalten können.
Schließlich wird auch 1 GB Cloud Space für das Hochladen von Audiodateien zur Verfügung stehen.
Meeting-Geschäft vergrößern
Sind Sie an der Spitze eines mittelständischen Unternehmens und suchen nach einem Werkzeug, um die Interaktion zwischen Mitarbeitern und Abteilungsleitern zu maximieren? Dann sollten Sie sich die Business-Version von Zoom ansehen. Dieser Plan kostet 18,99 € pro Monat, die Sie dann mit mindestens 10 Organisatoren/Koordinatoren multiplizieren müssen, die die Veranstaltungen unabhängig voneinander verwalten und planen können. Der Gesamtpreis wird dann ab einem Mindestbetrag von 189,90 € pro Monat beginnen.
Dank dieser Lösung können die Sitzungen bis zu 300 Teilnehmer umfassen. Darüber hinaus finden Sie unter den zusätzlichen Dienstleistungen auch einen dedizierten telefonischen Support.
Zoom Meeting Unternehmen
Die Enterprise-Version von Zoom Meeting ist für große Unternehmen gedacht, die Videokonferenzen und Webinare mit einer Teilnehmerzahl zwischen 500 (Enterprise-Paket) und 1000 (Enterprise-Plus-Paket) veranstalten müssen.
Die Kosten betragen weiterhin 18,99 € pro Monat, mit dem Unterschied, dass Sie eine Mindestanzahl von 50 Gastgebern registrieren oder mindestens 949,50 € pro Monat ausgeben müssen.
Mit diesem Plan haben Sie auch einen engagierten Kundenservice.
Sicherheit der Kommunikation
Die Kommunikationssicherheit ist ein nicht zu vernachlässigender Faktor, wenn es um sensible Unternehmensdaten geht. Diese können, wenn sie falsch gehandhabt werden, zu einem echten Alptraum für jede Art von Unternehmer werden.
Glücklicherweise kümmert sich Zoom wirklich um die Sicherheit von Videokonferenzen und hat eine solide Infrastruktur aufgebaut, um jede Art von Geschäftsgeheimnis zu wahren: Alle Meetings werden mit einer 256-Bit-TLS-Verschlüsselung geschützt; wenn das nicht ausreicht, sollten Sie wissen, dass sogar alle gemeinsam genutzten Daten mit einer zusätzlichen Verschlüsselungsebene, dieser Art von AES-256, verschlüsselt werden können.
Dieses sorgfältig konzipierte und entwickelte System wird die angeschlossenen Benutzer und ausgetauschten Daten vollständig anonym und unauffindbar machen. Kein Dritter wird auf die Kommunikation zwischen ihnen zugreifen können, auch nicht die Software-Entwickler.
Anforderungen und Ausrüstung
Obwohl Zoom Meeting ein professionelles Werkzeug ist, gibt es nicht viele Anforderungen, die Sie erfüllen müssen, um es zu benutzen. Natürlich wird die Verwendung einer professionellen Webcam und eines hochwertigen Mikrofons empfohlen, aber für die Verwendung von Zoom benötigen Sie möglicherweise nur die in Ihrem Laptop eingebaute Hardware.
Wenn Sie keinen Computer haben, kann Zoom Meeting auch auf Smartphones und Tablets mit den Betriebssystemen Android und iOS verwendet werden.
Auf die Einzelheiten werden wir jedoch später eingehen. Damit wollte ich Ihnen nur sagen, dass Sie jederzeit Videokonferenzen abhalten können. Wichtig ist, dass Ihr Gerät mit einer ausreichend schnellen Internetverbindung online bleibt. Wann immer möglich, verwenden Sie 4G oder 5G im Mobilfunknetz, im kabelgebundenen Netz oder im 5 GHz Wi-Fi.
Wie Sie sich für Zoom registrieren und den Desktop-Client herunterladen
Das Herunterladen und Installieren von Zoom Meeting ist wirklich ein Kinderspiel. Zunächst müssen Sie eine Verbindung zu Preisseite vergrößern und wählen Sie die Version, die Ihnen am besten gefällt: Wählen Sie die Schaltfläche unter dem Preis oder wählen Sie die Option „Anmelden, es ist kostenlos„, um die kostenlose Version zu aktivieren.
An diesem Punkt müssen Sie sich registrieren: Wählen Sie die Schaltfläche „Anmelden„, geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und warten Sie, bis Zoom eine E-Mail erhält. Bestätigen Sie dann Ihre digitale Identität.
Nachdem Sie auf den Link in Ihrer E-Mail geklickt haben, müssen Sie Ihre persönlichen Daten eingeben und die Option mit einem Klick auf die Schaltfläche „Weiter“ bestätigen. Wenn Sie interessiert sind, können Sie jetzt damit beginnen, Ihre Kollegen einzuladen, indem Sie deren E-Mail-Adressen eingeben, oder Sie können direkt zum nächsten Schritt übergehen, der Ihnen den Link zu Ihrem Treffen liefert.
Um Zoom Meeting schließlich auf Ihren PC oder Mac herunterzuladen, klicken Sie in Ihrem Profil auf „Meeting veranstalten“ und installieren Sie die Desktop-Anwendung, die sich mit einer intuitiven und übersichtlichen Oberfläche präsentiert.
Verbindung zu einer Besprechung mit Ihrem PC über Zoom herstellen
Jetzt, da Sie Zoom Meeting ordnungsgemäß aktiviert und installiert haben, ist es an der Zeit, gemeinsam herauszufinden, wie Sie an einem virtuellen Meeting teilnehmen können.
Zuerst müssen Sie die zugehörige Software herunterladen. Sie sollten dies bereits nach der Registrierung für den Dienst getan haben. In jedem Fall öffnen Sie nach der Installation unter Windows, MacOS oder Ubuntu/Linux Zoom und verbinden Sie Ihr Konto, indem Sie Ihre Anmeldedaten eingeben, um auf den Dienst zuzugreifen.
Um eine Verbindung zu einem Meeting auf Zoom herzustellen, benötigen Sie einen Einladungscode. Diese wird in der Regel vom Organisator des Treffens in Form eines Links zur Verfügung gestellt. Sobald Sie sich angemeldet haben, haben Sie direkten Zugang zum virtuellen Raum.
Alternativ können Sie auch diese Seite verwenden, auf der Sie durch Eingabe Ihrer Meeting-ID oder Ihres persönlichen Linknamens eine Verbindung zu dem Meeting herstellen können.
Verbindung zu einer Besprechung mit der Zoom App für iOS und Android
Alternativ können Sie die für mobile Geräte optimierte Zoom-Anwendung verwenden, um eine Verbindung zu Besprechungen herzustellen. Laden Sie es zunächst über den App Store herunter, wenn Sie iOS (iPhone oder iPad) verwenden, oder über den Google Play Store, wenn Sie Android verwenden. Warten Sie danach, bis die automatische Installation abgeschlossen ist.
Öffnen Sie an dieser Stelle einfach die Anwendung und geben Sie Ihre Zoom-Profil-Zugangsdaten ein. Sobald Sie sich in einem Meeting befinden, können Sie auf sehr einfache Weise eine Verbindung zu einem Meeting herstellen: Drücken Sie einfach die Schaltfläche „An einem Meeting teilnehmen“, geben Sie dann die korrekte ID ein und drücken Sie erneut auf die Option „An einem Meeting teilnehmen„.
Mit der App können Sie die gleichen Funktionen wie bei der Desktop-Version nutzen. Darüber hinaus können Sie auch aus der Ferne an Veranstaltungen teilnehmen, ohne Ihren PC zu benutzen. Alles, was Sie brauchen, ist ein Headset mit einem Mikrofon zum Hören und Empfangen von Audiodaten oder sogar ein drahtloses Headset, das Sie zusammen mit dem integrierten Lautsprecher des Smartphones verwenden können. Wenn Sie ein Apple-Headset haben, aber nicht wissen, wie Sie es anschließen können, folgen Sie der Anleitung zum Anschließen von AirPods.
Wie man den Chat auf Zoom benutzt
Mit Zoom können Sie Gruppen-Chats in Echtzeit organisieren. Wenn kein ständiger audio/visueller Kontakt erforderlich ist, ist Instant Messaging sogar direkter und effektiver.
Das Starten eines Chats über Zoom ist ebenfalls sehr einfach. Sie können dies mit der App in der Desktop- oder Mobilversion tun, indem Sie auf die Registerkarte „Chat“ gehen und auf die Schaltfläche „Neuen Chat starten“ klicken.
Sobald Sie Zugriff auf die Konversation haben, können Sie damit beginnen, weitere Benutzer hinzuzufügen und so einen echten Kommunikations-/Informationskanal zu schaffen.
So erstellen Sie eine Besprechung mit Zoom
Es ist an der Zeit, herauszufinden, wie man eine Besprechung mit Zoom erstellt. Dank dieser Option verfügen Sie über einen eigenen virtuellen Kommunikationsraum, in dem Sie Ihre Mitarbeiter zur Diskussion eines beliebigen Themas einladen können.
Kurz gesagt, Sie sind der Organisator der Veranstaltung, so dass Sie als Administrator die volle Kontrolle über den Videokonferenzprozess haben. Lesen Sie weiter, um zu sehen, wie man das macht.
Gastgeber einer Sitzung über Zoom
Die Veranstaltung eines Meetings auf Zoom kann mit den offiziellen PC- und Smartphone-/Tablet-Anwendungen durchgeführt werden.
Unter der Registerkarte „Treffen“ finden Sie Ihren persönlichen Code, den Sie mit Ihren Kontakten teilen können. Unter den verfügbaren Optionen gibt es diejenige, die es Ihnen ermöglicht, sofort eine Besprechung zu beginnen, die „Start“ genannt wird. Um ein Treffen zu organisieren und zu planen, drücken Sie einfach das + Symbol und wählen Sie dann „Treffen planen„.
In der sich öffnenden Registerkarte können Sie alle Details des Falles einstellen, einschließlich eines Passworts und der für die Verbindung erlaubten Tools. Danach können Sie den Termin mit Ihren Kollegen, Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Kollaborateuren oder anderen Fachleuten synchronisieren. Sie können dies über Outlook, Google Calendar oder ähnliche Dienste tun.
Wie Sie ein Webinar mit Zoom durchführen
Wenn Sie diesen Absatz lesen, wissen Sie wahrscheinlich schon, was ein Webinar ist. Aber um nicht zu täuschen, fasse ich das Konzept in zwei Zeilen zusammen: Ein Webinar, eine Neuschöpfung aus den Worten Web und Seminar, ist nichts anderes als eine öffentliche Veranstaltung, die kostenlos oder gegen Bezahlung per Live-Streaming über das Internet übertragen wird; es sind dieselben Konferenzen, die in Konferenzzentren, Sportarenen oder Theatern stattfinden, mit dem Unterschied, dass das Publikum virtuell anwesend ist.
Verstehen Sie selbst, dass eine direkt von zu Hause oder vom Büro aus übertragene Veranstaltung das Interesse an Ihrem Unternehmen erhöhen und gleichzeitig (um ein Vielfaches) die Kosten eindämmen könnte. Kurz gesagt, es ist keine Kleinigkeit, hundert Personen zu erreichen, die eine Lektion oder einen Kurs vollständig computergesteuert durchführen.
Mit Zoom können Sie auch Webinare durchführen, wobei Sie bis zu 10.000 Personen gleichzeitig verbinden können. Dies ist sicherlich „eine Nischenoption“, an der nur wenige Menschen interessiert sind. Wenn Sie jedoch darüber nachdenken oder mehr wissen möchten, empfehle ich Ihnen, diese Informationsseite sorgfältig zu lesen.
Wie man virtuelle Videokonferenzräume mit Zoom erstellt
Unter allen angebotenen Dienstleistungen bietet Zoom auch die Möglichkeit, reale virtuelle Räume zu schaffen, die nach Belieben verwaltet werden können, um Treffen zu organisieren, vielleicht mit mehreren Gruppen.
Diese Funktion wird als Zoom-Räume bezeichnet und kann vor dem Kauf 30 Tage lang kostenlos getestet werden. Denken Sie jedoch daran, dass es für Lösungen dieser Art auf der offiziellen Website eine sehr spezifische Liste empfohlener Geräte gibt, die zu verwenden sind. Weitere Informationen finden Sie auf dieser Support-Seite.
Wie Sie die Cloud-Kommunikation mit Zoom zentralisieren können
Die letzte Option des Zoom-Meetings, die ich Ihnen mitteilen möchte, ist diejenige, die es Ihnen ermöglicht, die Unternehmenstelekommunikation in der Cloud zu vereinheitlichen.
Dank dieses Dienstes verfügen alle Ihre Geschäftsgeräte über eine Anwendung, mit der Sie über eine private Cloud telefonieren, Videoanrufe tätigen, chatten und sich online treffen können. Ihnen stehen eine Suite und eine Vielzahl von Verwaltungs- und Kontrollfunktionen zur Verfügung.
Natürlich ist es kein Dienst für jedermann, aber wenn Sie Ihr Unternehmen besonders dynamisch und digital machen wollen, können Sie auf dieser Seite mehr darüber erfahren. Der Dienst heißt Zoom Phone.