Bei der Arbeit mit Kollegen ist es wichtig zu wissen, wie man eine Videokonferenz durchführt, um mit ihnen zusammenzukommen. Heutzutage stellen Videoanrufe über das Internet eine konkrete Kommunikationstechnologie dar, die es Ihnen ermöglicht, sich mit anderen Menschen aus mehreren Kilometern Entfernung zu unterhalten. Im Laufe der Zeit haben sich diese Systeme dank schneller Verbindungen und fortschrittlicher Software weiterentwickelt, so dass es möglich ist, virtuelle Treffen zu organisieren und so de visu, zwischen mehreren Personen, aus der Ferne zu kommunizieren.
Und genau auf virtuelle Treffen werde ich in diesem Tutorial eingehen. Ich werde das Thema auf sehr einfache Weise behandeln, indem ich die verschiedenen kostenlos erhältlichen Softwareprogramme und die Ausrüstung analysiere, die für die Organisation und Einrichtung dieser Art von virtuellen Konferenzen verwendet werden kann. Wenn Sie ein paar Minuten Zeit haben, dann können wir, glaube ich, anfangen.
Wie Sie eine Videokonferenz durchführen
Die Grundlage von Videokonferenzen ist die Möglichkeit, Audio-/Videoeingänge in Echtzeit über die Internetverbindung zu empfangen und zu senden. Auf diese Weise können Sie mit einer Reihe von Personen im Live-Streaming, über PC, Smartphone und Tablet kommunizieren.
Offensichtlich hat die Zusammenarbeit aus der Ferne unüberwindbare Einschränkungen hinsichtlich der Akten, der Lagerverwaltung und anderer organisatorischer Aspekte, die vor Ort durchgeführt werden müssen. Ich kann Ihnen jedoch versichern, dass dank der heutigen Technologie viele davon eliminiert werden können.
Vergessen Sie auf jeden Fall nicht, dass Sie die folgende Software auch in anderen Situationen verwenden können. Sie können sie zum Beispiel benutzen, um Ihre Freunde, Ihre Eltern oder jeden, der gerade nicht bei Ihnen ist, zu kontaktieren und zu sehen. Damit wollen wir Ihnen sagen, dass Sie nicht nur am Arbeitsplatz Videokonferenzen abhalten können, sondern auch, um sich mit Ihren engsten Angehörigen zu umgeben. Fangen wir also an.
Index
- Ausrüstung für ein Videokonferenzsystem
- Software zum Starten einer Videokonferenz
- Starten Sie eine kostenlose Videokonferenz mit Skype
- Wie man das virtuelle Meeting über Skype verwaltet und steuert
- Wie man eine Videokonferenz mit Mobiltelefonen und Tablets durchführt
- Wie man Videokonferenzen auf Englisch macht
Ausrüstung für ein Videokonferenzsystem
Der erste zu analysierende Aspekt betrifft die Ausrüstung zur Durchführung einer Videokonferenz. Sie müssen wissen, dass Sie je nach Ihren Zielen mehr oder weniger Zubehör benötigen.
Da ich nicht wissen kann, warum Sie hierher gekommen sind, habe ich zwei kurze Einblicke eingefügt, in denen ich die Geräte, die Sie bei Videokonferenzen zu Hause oder in der Firma verwenden können, im Detail beschrieben habe.
Videokonferenzsystem für zu Hause oder kleine Büros
Wenn Sie an ein Videokonferenzsystem für Ihr Zuhause oder Ihr Büro mit einigen wenigen Personen denken, dann haben Sie wahrscheinlich schon das, was Sie brauchen. Wenn Sie einen Laptop, ein MacBook oder einen iMac verwenden, haben Sie bereits eine Webcam mit einem Mikrofon, da sie in den Bildschirm eingebaut ist. Wenn es also nicht kaputt oder beschädigt ist, könnte dieses Gerät ausreichen, um live zu übertragen.
Bei Desktop-PCs, die oft nur einen Monitor ohne Webcam haben, ist dies anders. Für diese Art von Computer ist es notwendig, eine USB-Webcam zu kaufen. Wenn Sie nicht wissen, welches Sie wählen sollen, und nach einer guten Lösung suchen, gehen Sie zu Logitech C925-E, das Videoaufnahmen mit bis zu 1080p/30 fps unterstützt. Wenn Sie schneller streamen möchten, mit 1080p/60fps oder 4K, dann 2160p/30fps, versuchen Sie es mit dem Logitech Brio.
Nach dem Kauf aktivieren Sie einfach die Webcam auf Ihrem PC und schon können Sie sie benutzen.
Zusätzlich zu diesem Gerät reicht es aus, über Audiolautsprecher zu verfügen, die Stimme der anderen Sprecher zu hören und eine stabile Internetverbindung mit einer Upload-Geschwindigkeit von mindestens über 1 Mbps und einer Ping-Geschwindigkeit von weniger als 50 ms zu haben. Eine FTTC-Faser mit 30 Mbps Download und 3 Mbps Upload ist ideal für ein Büro mit 4-5 Personen.
Videokonferenzsystem für Unternehmensbesprechungen
Gehören Sie zu einem mittelgroßen/großen Unternehmen und möchten, dass Videokonferenzen wirklich professionell ablaufen? Dann müssen Sie sich auf fortschrittlichere Lösungen verlassen, die es Ihnen ermöglichen, einen echten Konferenzraum zu schaffen.
Zusätzlich zu den Möbeln, die wie bei der Einrichtung eines Sitzungsraumes aufgestellt werden müssen, benötigen Sie noch weitere Möbel:
- Ein Fernseher, um das Audio-/Videosignal beim Empfang zu übertragen;
- Ein Videokonferenzsystem, das mit Skype oder anderer Software oder sogar mit einem Projektor kompatibel ist;
- Drahtlose 5-GHz-Konnektivität oder Gigabit-Verkabelung (1 Gbit/s über lokales Netzwerk) in der Nähe des Fernsehers.
Jeder Smart-Fernseher ist als Fernseher in Ordnung, vielleicht besser, wenn er ein Android-Betriebssystem hat (für die App-Kompatibilität).
Für professionelle Videokonferenzen empfehle ich Logitech MeetUp (Ultra HD, 4K) oder Logitech Group Bundle (Full HD, 1080p). Neben der Grafikqualität besteht der Unterschied darin, dass Logitech MeetUp praktisch unsichtbar ist und unter dem Fernseher platziert werden kann (der Fernseher wird mit einer Metallhalterung an der Wand befestigt), während das Logitech Group Bundle mehr Kontrolle und einen dedizierten Lautsprecher bietet und 14 Teilnehmer gleichzeitig eine Verbindung herstellen kann. Beide Kameras unterstützen Windows, MacOS und beliebte Videokonferenzanwendungen.
Ich möchte darauf hinweisen, dass diese Lösungen für Videoanrufe zwischen Personengruppen, d.h. für Unternehmen, die in Teams arbeiten, konzipiert sind.
Software zum Starten einer Videokonferenz
Wie ich Ihnen schon sagte, gibt es eine Menge Software, die es Ihnen ermöglicht, Videokonferenzen auf professionelle und (oft) kostenlose Weise durchzuführen. Inzwischen unterstützen sie alle gängigen Betriebssysteme, wie Windows 10 und macOS.
Damit wollen wir Ihnen sagen, dass Sie jede Anwendung ausprobieren und dann diejenige verwenden können, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht. Ich werde nur die besten entsprechend meiner Erfahrung im IT-Bereich aufzählen und die damit verbundenen Funktionalitäten im Detail aufführen.
Skype
Skype ist zweifellos die ultimative Videokonferenzsoftware. Vor mehr als 15 Jahren veröffentlicht und im Laufe der Zeit von Microsoft gekauft, ist es heute perfekt in die Office-Suite integriert und für viele Webcams und mobile Geräte, wie z.B. solche mit Android oder iOS-Betriebssystem (iPhone und iPad), zertifiziert. Es ist kostenlos erhältlich, bietet aber auch ein Premium-Paket namens Skype für Unternehmen an.
Zu den Vorteilen von Skype gehört sicherlich die Möglichkeit, mit jedem beliebigen Gerät genutzt werden zu können, zum Beispiel mit PCs, Smartphones, Tablets, aber auch mit intelligenten Lautsprechern, intelligentem Fernsehen und Xbox-Konsolen. Videoanrufe werden über das P2P-Protokoll geführt und haben eine ausgezeichnete Qualität.
Mit Skype können Sie auch während Videokonferenzen chatten, so dass Sie Textnachrichten, Dateien oder Dokumente austauschen können. Außerdem dürfen Sie Chats in Echtzeit übersetzen und mit Untertiteln übertragen.
Und vergessen Sie nicht, dass Sie mit dieser Plattform 3 bis 50 Personen gleichzeitig erreichen und echte Geschäftstreffen abhalten können. Sie können Skype direkt von dieser Adresse herunterladen und ausprobieren.
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Zoom ist eine weitere Plattform für Videokonferenzen, die sehr vielversprechend ist. Dieser ist jedoch, im Gegensatz zu Skype, in der Berufswelt viel bekannter als im privaten Bereich. Es handelt sich dabei um ein Instrument, das speziell für Telefonkonferenzen, Webinare und hochrangige Sitzungen entwickelt wurde, an denen bis zu 500 Teilnehmer teilnehmen können.
Glücklicherweise steht nach der Registrierung auch ein völlig kostenloser Modus zur Verfügung, der es Ihnen ermöglicht, Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern durchzuführen. Mit diesem Paket haben Sie unbegrenzte Zeit für Besprechungen mit Einzelpersonen, während Gruppensitzungen auf 40 Minuten begrenzt sind, was für die meisten Anwendungen mehr als ausreichend ist.
Sie können sich für Zoom Meeting anmelden und die Software direkt von dieser Seite herunterladen.
Microsoft-Teams
Suchen Sie nach einer weiteren wirklich guten Alternative zu Skype, um Videokonferenzen abzuhalten und als Team zu arbeiten? Nun, dann können Sie es mit Microsoft Teams versuchen. Dieses Tool wurde speziell für Remote-Teams entwickelt und bietet den Benutzern einen wirklich schönen kostenlosen Plan, der Ihnen Zugang zu den folgenden Funktionen bietet:
- Instant Messaging mit Ihrem Team;
- 10 GB Speicherplatz für das Team und 2 GB für jedes Gruppenmitglied;
- Kostenlose Video- und Sprachanrufe innerhalb des Teams;
- Echtzeit-Nutzung von Office-Paketanwendungen.
Wie Sie also verstehen können, ist Microsoft Teams eine Lösung, die definitiv auf den professionellen Sektor ausgerichtet ist, sicherlich nicht auf den häuslichen oder auf kleine Aktivitäten.
Schon ab 4,20 Dollar im Monat haben Sie die Möglichkeit, die Möglichkeiten von Microsoft Teams zu erweitern, indem Sie in Gruppen remote und unbegrenzt arbeiten. Sie können auf der Microsoft-Website eine Verbindung zu dieser Adresse herstellen, um weitere Informationen zu erhalten.
Google Hangouts Treffen
Schließlich, auch über professionelle Videokonferenzprogramme, könnten Sie Google Hangouts Meet ausprobieren. Es ist ein Werkzeug des G-Suite-Pakets, das der Fernarbeit gewidmet ist und es Ihnen ermöglicht, Online-Konferenzen zwischen Unternehmen zu organisieren.
Unter den interessantesten Funktionen von Google Meet sticht der Kompatibilitätsfaktor definitiv hervor, da es auf jedem Gerät und in jeder Umgebung installiert werden kann. Außerdem muss gesagt werden, dass Google Meet eine komplexe Verschlüsselung auf den übertragenen Datenfluss anwendet, so dass Sie nicht befürchten müssen, dass jemand Ihre Geschäftsgeheimnisse entdeckt.
Um mit der Verwendung von Google Hangouts Meet zu beginnen, können Sie das Produktblatt der G Suite verwenden.
Wenn Sie zu Hause oder zumindest sporadisch Videokonferenzen abhalten müssen, können Sie auch WhatsApp Messenger verwenden. Der bekannte Instant-Messaging-Dienst ermöglicht es Ihnen sogar, Videoanrufe über VoIP mit der Vorder- oder Rückkamera Ihres Smartphones sowie dem eingebauten Mikrofon zu führen.
Bitte beachten Sie, dass der Dienst es Ihnen auch ermöglicht, über VoIP mit mehreren Personen gleichzeitig zu kommunizieren, und zwar mit bis zu 3 Teilnehmern. Eine nützliche Funktion, kurz gesagt, wenn Sie mit Ihrem Team oder einer kleinen Gruppe von Kollegen sprechen müssen. Lesen Sie, wie Sie mit WhatsApp Gruppen-Videoanrufe durchführen können, um mehr zu erfahren.
Vergessen Sie jedoch nicht, dass Sie weder mit WhatsApp Web noch mit WhatsApp Desktop VoIP-Videoanrufe führen können. Sie können höchstens den Bildschirm Ihres Telefons auf einem PC spiegeln, aber Sie können die Webcam Ihres Computers nicht zum Sprechen über WhatsApp verwenden. Telefonkonferenzen sind derzeit auf die iOS- und Android-Applikation beschränkt.
Starten einer kostenlosen Videokonferenz mit Skype
Jetzt ist es an der Zeit, gemeinsam zu sehen, wie man eine Videokonferenz mit Skype startet. Als erstes müssen Sie Ihre Lieferanten, Kunden oder Mitarbeiter per Telefon oder E-Mail kontaktieren, damit Sie entscheiden können, wann Sie die Videokonferenz abhalten möchten. Sobald die Uhrzeit und das Datum festgelegt sind, können Sie den Termin über Google Calendar verwalten.
An diesem Punkt müssen Sie einen virtuellen Raum erstellen. Stellen Sie eine Verbindung zu dieser Seite der Skype-Website her, um das Meeting-Produkt zu nutzen. Klicken Sie in diesem Abschnitt auf die Schaltfläche Kostenloses Meeting erstellen und warten Sie auf die Bearbeitung Ihrer Anfrage.
Nach einigen Sekunden sehen Sie einen Link. Wählen Sie die Option Einladung freigeben und wählen Sie eine der Optionen Link kopieren, Outlook Mail oder Google Mail aus. Sie können dann den Link an die Teilnehmer senden.
Alternativ können Sie auf die Option Anruf starten klicken, um auf Ihren virtuellen Konferenzraum zuzugreifen. Vergessen Sie nicht, Ihr Skype-Konto auszuwählen. Sobald dies geschehen ist, erlauben Sie Skype den Zugriff auf Ihr Mikrofon und Ihre Kamera. Sie betreten dann den Besprechungsraum.
Wie man das virtuelle Meeting über Skype verwaltet und steuert
Nachdem Sie den virtuellen Besprechungsraum erstellt haben, müssen Sie nur noch Teilnehmer hinzufügen, um mit dem Chatten und der Kommunikation in Gruppen zu beginnen.
Insbesondere haben Sie die klassische Skype-Schnittstelle, mit dem Unterschied, dass der Bildschirm in mehrere Teile geteilt wird und Sie mit verschiedenen Themen interagieren können. Im Gruppenchat werden Ihnen außerdem immer die Namen der Autoren angezeigt. Es wird auch ein Bot namens Skype Meeting Assistant zur Verfügung stehen, der Ihnen bei der Konversation hilft.
Unter den vielen Funktionen von Immediate Meeting, die von Skype angeboten werden, finden Sie
- Text- und Sprachnachrichten;
- Gemeinsame Nutzung von Mediendateien, Dokumenten und Kontakten;
- Tools zum Erstellen von Umfragen und zur Planung von Aufrufen;
- Suche nach mehreren Gesprächen;
- Optionen zum Hinzufügen und Entfernen von Teilnehmern.
Kurz gesagt, Sie können eine Gruppen-Telefonkonferenz durchführen, während Sie die Besprechung auf sehr einfache Weise verwalten. Sie können Ideen, Projektentwürfe, Diagramme, Angebote und Geschäftspläne ohne allzu große Kopfschmerzen austauschen.
Wie man eine Videokonferenz mit Mobiltelefonen und Tablets durchführt
Sie haben keinen Desktop-PC oder Laptop? Dann wird es Sie sicher freuen zu erfahren, dass Sie auch mit Ihrem Tablet oder Mobiltelefon eine Videokonferenz durchführen können. Ihr Gerät mit Android- oder iOS-Betriebssystem ist in der Tat perfekt in der Lage, alle Funktionen eines modernen PCs zu simulieren, einschließlich Videokonferenzen.
Die Audio-/Video-Eingabe wird mit Hilfe der Vorder-/Rückkamera und des Mikrofons übertragen, während die Audio-/Video-Eingabe auf den Bildschirm und die Lautsprecher übertragen wird. Für eine ausgezeichnete Audioqualität, insbesondere wenn Sie unterwegs arbeiten, schlage ich Ihnen vor, sich ein Bluetooth-Headset, wie z.B. AirPods, zu besorgen.
Um eine Videokonferenz von Ihrem Smartphone aus zu starten, laden Sie jedoch einfach die Skype-App oder einen anderen Videokonferenzdienst wie WhatsApp oder Google Duo aus dem App Store (wenn Sie iOS verwenden) oder dem Google Play Store (wenn Sie Android verwenden) herunter. Nachdem Sie sich mit Ihrem Konto angemeldet haben, sind Sie bereit, Videoanrufe zu initiieren oder zu empfangen.
Wie man Videokonferenzen auf Englisch macht
Heutzutage ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie auch Videokonferenzen mit ausländischen Personen durchführen müssen, vielleicht um Geschäftsbeziehungen im Ausland aufzubauen. Obwohl Sie polyglott sind und fließend Englisch sprechen, haben Sie vielleicht Schwierigkeiten, einige Geschäftsterminologie zu verstehen.
In diesem Fall sollten Sie einen spezialisierten Dolmetscher finden, der das Gesagte in Echtzeit übersetzt. Sollte dies nicht verfügbar sein, können Sie sich jedoch auf die künstliche Intelligenz von Videokonferenzsoftware verlassen, die ein Übersetzungssystem „on the fly“ anbietet.
Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, versuchen Sie Skype-Übersetzer. Dieser Dienst unterstützt die Sprachübersetzung in 10 verschiedene Sprachen, einschließlich Englisch; zusätzlich wird die Übersetzung von Texten in 60 verschiedene Sprachen, einschließlich Englisch, unterstützt. Die Übersetzung basiert auch auf maschinellem Lernen.
Für andere gültige Alternativen sollten Sie stattdessen versuchen, den Leitfaden mit den besten Übersetzern von Englisch nach Italienisch zu konsultieren.